4.2.1.2 Il TCO nel software

Il prodotto software non solo non differisce da altri in questo senso ma addirittura, a causa della sua complessità, risulta semmai più oneroso. In particolare esiste tutta una serie di voci di costo connesse all'adozione degli strumenti informatici che fanno in molti casi lievitare drammaticamente il Total Cost of Ownership. Di seguito sono riportati alcuni tra i più significativi tra questi costi cui va aggiunto, ovviamente, il costo d'acquisto.

• Pianificazione. L'attività di pianificazione comporta costi connessi all'utilizzo di risorse, prevalentemente umane, sia interne che esterne. Al lavoro del personale interno che viene dedicato alla valutazione e definizione di quali sono gli effettivi bisogni dell'azienda, viene affiancato in genere il lavoro di consulenti esterni che poi saranno anche i fornitori del software.
• Adeguamento dei sistemi. Spesso per poter installare il nuovo software sono necessari ritocchi più o meno significativi ai sistemi esistenti, come ad esempio l'aggiunta di componenti hardware, nuove infrastrutture od altro software.
• Efficienza operativa. L'uso di un software, anche dopo la sua installazione, richiede nelle sue varie fasi una serie di risorse, da quelle umane ad aggiornamenti hardware, che comportano dei costi. La scarsa efficienza operativa dei processi connessi ad un software sono dunque fonte di un deciso innalzamento dei costi; si pensi ad esempio alla presenza di errori nel software o ad una incompatibilità con gli standard usati per i dati o addirittura una scarsa intuitività o eccessiva complessità dell'interfaccia utente.
• Training. L'introduzione di nuovo software in una azienda spesso porta una certa spesa per l'aggiornamento o l'insegnamento ex-novo delle conoscenze necessarie agli utenti - impiegati - per usarlo. Ciò significa corsi e/o manuali d'uso.
• Servizi. Comprendono la manutenzione del software installato da parte dell'azienda fornitrice e l'intervento in casi d'emergenza come crash dei sistemi o malfunzionamento. Di solito tali servizi fanno parte del "pacchetto" completo acquistato con il software, ma sono comunque a pagamento.
• Aggiornamenti del software. In genere anche il software più testato contiene degli errori o comunque necessita di ritocchi dovuti alla sua normale evoluzione tecnica. Sono necessari dunque aggiornamenti, frequenti o meno, per poter disporre di un prodotto adeguato e funzionante e, normalmente, si pagano a parte.
• Costi incidentali. Il software installato opera in un ambiente complesso come quello aziendale e spesso il suo uso porta a dei costi non direttamente imputabili ad esso. Tali costi in genere hanno una loro giustificazione: il fattore umano. Ecco che allora una svista o un uso improprio del software possono portare all'accidentale cancellazione di dati anche importanti; o una errata valutazione soggettiva può scatenare delle conseguenze non imputabili al software in se, si pensi ad un macchinario che, nell'eseguire correttamente i movimenti dettati dal software che lo governa, provoca un danno materiale dovuto ad un suo errato posizionamento.